業務のシステム化は、手作業のミスや属人化を減らし、効率的に業務を進めるうえで有効な手段です。しかし、「システム開発は難しそう」「コストがかかりすぎるのでは？」と感じる方も多いでしょう。
そこで今回は、システム化の経験がなくても、外部のシステム開発委託を通じて業務を効率化するための手順を分かりやすく解説します。
特にExcelでの手作業が多い企業には、ExcelVBAツールを活用することで、コストを抑えつつ、スムーズなシステム化を実現できることもお伝えします。
初心者の方にも分かりやすいよう、要件定義の基本も押さえながらシステム化を進める上でのポイントをご紹介します！
業務の「見える化」から始めよう
まず、外部委託でシステム開発を依頼する前に、業務内容をしっかりと把握して「見える化」することが大切です。具体的には、以下の点を整理しておきます。
- 業務フロー体制
作業の手順を可視化し、どのように仕事が進んでいるのかを整理します。簡易なフロー図にまとめておくと、外部業者にも視覚的に伝わりやすくなります。 - 業務で使っているデータの準備
顧客情報や売上データなど、業務に必要な情報をリストアップしておくと、初回の打ち合わせで話がスムーズに進み、システムに必要な機能も明確になります。 - 手間のかかる工程の洗い出し
特に時間がかかっている作業や、ミスが発生しやすい部分をピックアップしておくことで、システム化による改善点が見えてきます。 - システム化によるメリットの明確化
システム化が業務にどのような効果をもたらすかを整理し、社内で共有します。たとえば「1日5時間かかっていた作業が5分で終わる」「計算ミスが減り、取引先からのクレームがなくなる」といった具体的なメリットを挙げておくと、会社の共通意識としてシステム化する意義が理解されやすくなります。
業務の属人化を防ぐために
見える化は、業務の属人化を防ぐ効果もあります。属人化とは、業務が特定の人に依存する状態のことで、担当者の負担が増えたり、退職や休職の際に業務が滞ってしまうリスクが発生します。特にExcel業務は属人化しやすいため、システム化で作業を標準化しておくことが重要です。
次に、システム化において欠かせない「要件定義」について簡単に説明します。要件定義とは、「システムにどのような機能が必要か」「どんな課題を解決したいか」といったシステムに求める役割や目的を明確にする作業です。要件定義をしっかり行うことで、開発がスムーズに進み、システム導入後の満足度も高くなります。
要件定義とは？初心者向け簡単解説！
要件定義の基本ポイント
要件定義は、次の3つのポイントを意識して行うと良いでしょう。
- 解決したい課題を具体的に挙げる
業務のなかで特に不便を感じている部分や、改善したい作業をリスト化します。例えば「売上集計を簡単にしたい」「毎月の報告書作成を自動化したい」といった具体的なニーズが分かりやすいです。 - 求めるシステムの機能を明確にする
たとえば、「集計をボタン1つでできるようにする」「データ入力の自動チェック機能をつける」といった形で、必要な機能を明確にしておきます。 - 達成したい目標を数値で設定する
システム化により「作業時間を半分に減らしたい」「入力ミスをゼロに近づけたい」など、目に見えるゴールを設定することで、開発後の効果を確認しやすくなります。
要件定義は、システム開発の基礎を固める重要なプロセスです。初めての方も、まずは「解決したい課題」と「必要な機能」を明確にするところから始めると良いでしょう。
VBAツールで低コストのシステム化を実現
システム開発と聞くと、大規模なプログラムや専用ソフトを導入するイメージがあるかもしれません。しかし、Excel業務で頻繁に使われるExcelVBAツールを活用することで、比較的低コストでシステム化が可能です。VBAはExcelやAccessに組み込まれたプログラム言語で、業務内容に合わせた自動化が簡単に実現できます。
VBAツールのメリット
- 既存の業務フローを維持したまま効率化ができる
Excel上でのデータ入力や計算をVBAで自動化することで、現在の業務スタイルを大きく変えずに効率化を図れます。 - 細かいカスタマイズが可能
必要に応じて機能を追加したり調整できるため、特定のニーズにも柔軟に対応します。 - 短期間で導入できる
大規模システムと比べて短期間で開発が完了するため、即効性があるのも特徴です。
VBAで効率化できる業務の例
VBAツールは特に以下のような業務の効率化に適しています。
- データ入力の自動化による入力ミスの削減
- 売上データや在庫データの集計作業を簡単に実行
- 定型的なレポート作成の自動化
このように、Excel業務の定型作業やルーチンワークをVBAで効率化することで、担当者の作業負担を減らし、業務がスムーズに進むようになります。
システム化の外部委託で得られるメリット
システム化を外部に委託することで、社内リソースを効率的に使うだけでなく、専門家による適切なアドバイスも得られる点がメリットです。システム開発のプロフェッショナルである外部業者は、要望に合わせて適切なツールを提案し、導入後のサポートも含めて、スムーズなシステム化をサポートします。また、システム化の外部委託によりプロジェクト管理がしやすくなり、導入スケジュールや予算の管理も計画的に進めやすくなります。
まとめ
業務効率化を実現するためには、まずbee-plusへご相談を
「システム化は初めて」「要件定義がよく分からない」という方にとっても、効率化の第一歩は、まず業務の「見える化」と課題の整理から始めるとスムーズです。また、Excel業務を効率化し、属人化を防ぐためには、要件定義からサポートしてくれる外部の専門業者が心強い味方になります。業務の効率化やシステム化でお困りの方は、ぜひbee-plusにご相談ください。
ご相談いただく大半は「システム化が初めてなのですが、、、」というお客様です。bee-plusでは、VBAツールを活用した低コストのシステム化や、業務の要件定義から開発まで一貫したサポートを提供しています。またExcelのプロが揃っておりますので、システム化未経験の方にも分かりやすい提案やサポートを心がけており、業務内容に最適な提案をさせていただきます。
まずは、日々の業務効率化の第一歩として、お気軽にbee-plusまでお問い合わせください！