現代のビジネスでは、多くの業務がエクセルを活用して行われています。あなたの業務もエクセルを使った業務を行っているのではないでしょうか？
しかし、エクセルを使った資料作成、数式を使ったデータ処理や分析、自動的に行うマクロ作成など、専門的なスキルを必要とするタスクには時間がかかりがちです。
そこで今、注目されているのが エクセル業務の外注 です。
今回は、エクセル業務を外注するメリットや、成功させるためのポイントをご紹介します！
エクセル業務を外注するメリット
エクセルを外注することでどのようなメリットがあるか、ご紹介します。大きくは下記３つが大きなポイントです。
1. 時間の節約
日々の業務でエクセルの作業に追われていませんか？
具体的には、データ管理や入力業務、転記作業、請求書に関することや、売上分析、日々の行程管理など。
外注を活用すれば、煩雑なデータ処理や表計算作業をプロに任せることができ、仕事に追われるあなたの時間を本来の業務に集中させることが可能です。
2. 専門性の活用
決まったエクセル作業をボタンひとつで自動で処理してくれるマクロやVBAの作成、また複雑な関数や数式を駆使して結果を出さなければならない作業が必要な場合、専門知識がある外注先に依頼すれば、品質の高い成果物を得ることができます。
また、自動で作り上げるだけでなく、確認作業であっても入力チェックなどの処理もエクセルマクロで導入することも可能なので、エクセル作業の負荷が激減します。
3. コスト削減
内部で新しいスキルを習得したり、専任のスタッフを雇うコストと比べると、必要なタイミングだけ外注を利用する方が経済的です。
また、内部で専任のスタッフを雇った結果、辞めてしまって誰も対応できなくなってしまうケースがあり、その場合は、「改修」という扱いになってしまい、新たに依頼するよりコスト面が高くなってしまう事例もあるので要注意です。
外注を成功させるための5つのコツ
せっかく外注するのなら、正確性があり質の高いものを作って欲しいですよね。そのために失敗させない５つのポイントをご紹介します。
1. 依頼内容を明確にする
外注でを成功させる、つまり作ってほしいものを正確に再現してもらうためには、まず何を達成したいのかを具体的に伝えることが重要です。
- どのデータを処理してほしいのか
- 完成後のフォーマットやアウトプットの形
- 納期や予算
2. 信頼できる外注先を選ぶ
実績が豊富で、要望や要件などの話しをしっかり聞いてくれる担当や、アフターメンテナンスなどの対応がしっかりしている外注先を選びましょう。
クオリティや対応力で、成果物が大きくことなることになります。
まずは、発注を行う前に、その会社との打ち合わせを行い、どういった会社なのかを判断するのがポイントです。
話しをしっかりと聞いてくれない会社は、成果物にもやはり相違がでてきます。ここはしっかりと見極めましょう。
3. テスト的な小規模案件で試す
今まで取引や外注がなく、初めての外注先に大規模なプロジェクトを依頼するのは、辞めておきましょう。かなりリスクが伴います。
対応力が低く、納期、金額、クオリティ供にが結果が伴っていない成果物になることも。まずは簡単なタスクを試し、クオリティや対応力を確認しましょう。
4. 進捗確認を行う
最初に打ち合わせを行ったあと、納品直前まで連絡を取らずに任せっきりにしてしまうと大きな相違が生まれ、期待した成果物でないものが出来上がっており、会社によっては、修正にお金がかかる場合があります。
なので、定期的に進捗確認を行ってくれる会社、進捗によって相違がないか確認をしてくれる会社を選びましょう。
5. コミュニケーションを円滑にする
外注を成功させるためにもっとも必要なのは、外注先とのコミュニケーションです。確認事項の連絡がきた際、小さなことでもやり取りができるような関係性であれば、相違がない成果物、またそれ以上の期待できる成果物が出来上がります。
まとめ
エクセル業務の外注は、業務効率を大幅に改善するだけでなく、コスト削減や品質向上にも繋がる効果的な手段です。
ただし、エクセル業務の外注を成功させるためには依頼内容の明確化や信頼できる外注先選びが重要です。
外注を上手に活用し、より効率的なビジネス運営を目指してみませんか？
エクセル業務をプロに任せて、いつも追われているあなたの業務や正確性の向上、ミスのないクオリティ業務を手に入れましょう！