お客様の声 #02

bee-plusにはどのような仕事をお願いされましたか？

当社がbee-plusさんに依頼したのは、当社サービスの契約から利用開始までの一連の流れを効率よく管理できるExcelベースの業務ツールの構築です。
具体的には、全国各エリアから入力される契約情報を本部で集約し、その情報をもとにサービスの提供準備を進めるための契約管理や、代理店様に対する請求書の作成など、一連の業務を一元的に処理できるツールの開発をお願いしました。 従来、これらの業務はエリアごとに分散して対応していたため、情報の統一やミスの防止に課題がありました。
今回の依頼では、全社的な業務の流れを整理し、効率的かつ正確に管理できる体制を構築したい、というのが目標でした。

なぜこの仕事を依頼しようとしたんですか？

まずは、当社側で用意していた業務フローや仕様書のようなものを元に、Web会議を通じてbee-plusさんに業務内容をご説明しました。
ツールの入力元となるExcelファイルは全部で7つほどあり、最初の時点ではデータ項目が確定していないものもありました。
ですが、項目が確定するごとに都度共有しながら進めていくかたちを取りました。
データ形式もExcelだけでなくCSVなど様々で、bee-plusさんにその都度相談しながら柔軟に設計を調整していただきました。
特に、「設定マスター」の設計は慎重に進めました。
将来的に新しいサービスやオプションが追加された場合に、自分たちで簡単に設定変更できるようにしておきたかったので、どのように設計すればミスが起きにくく、かつ直感的に操作できるか、何度もすり合わせを行いました。
開発が進む中で、機能が完成した順に都度ツールを提供していただけたので、こちらでも実際のデータを用いてテストを進めることができました。

テスト中に気づいた細かい修正点についても、bee-plusさんに相談するとすぐに対応してくださり、しかも毎回とても丁寧に仕上げて頂けるので、安心して進めることができました。
微調整や再修正の依頼も何度かありましたが、いつも快く対応してくださって、本当に心強かったです。

Excelシステムを導入してからの成果を教えてください。

成果1：作業時間が大幅に短縮

今回のExcelツール導入で、一番大きな成果は「業務時間の短縮」でした。
元々は全国のエリア担当者30名がそれぞれ手作業で対応していた業務でしたが、本部で一元管理しツールを活用することで、3名で対応することが可能になりました。
作業時間も２週間で100時間程度掛かっていたのですが、従来の3〜4割にまで削減され、大幅な効率化を実現できました。

成果2：出力リストの精度が大幅に向上

このツールから自動生成されるリストの精度が非常に高く、確認作業がしやすくなりました。
特に請求書の作成に関しては、誤りが発生すると金銭トラブルにも繋がりかねません。
以前は手作業によるミスも多く、ダブルチェックにも多くの時間を要していたのですが、現在はほとんどミスのない状態で作業を進めることができています。
その点でも、ツールの導入は大きな安心材料となりました。

bee-plusのどのような点がメリットとお考えでしょうか？

① リーズナブルな料金と使いやすい操作性

まず、開発コストがとても良心的だったというのが大きいですね。しかも、使い慣れたExcelベースのツールなので、誰でもすぐに操作できる点も大きな魅力です。
メンテナンス性も高く、軽微な修正やマスター追加であれば自分たちでも対応可能な設計になっているのは本当にありがたいです。

②対応の丁寧さ

他社では修正の回数に制限があるケースもあると聞きますが、bee-plusさんはそういったこともなく、こちらが納得できるまで何度でも丁寧に対応してくださいます。
特に、細かな調整や「言葉では伝えにくいニュアンス」も汲み取って、きちんと形にしてくださる点に感動しました。

③迅速なスピード

修正依頼に対するレスポンスの早さも、非常に助かりました。「ここを直したい」と思った時にすぐ対応していただけるので、開発がストレスなく進められたと思います。
しかも、対応スピードだけでなく修正内容の完成度も高く、こちらの要望をしっかりと理解したうえで、的確に仕上げてくださる安心感がありました。

今後について

現在のExcelツールは、本部の業務に欠かせない基盤となっています。
今後、業務内容が変わったり、新しいオプションが追加された場合も引き続きbee-plusさんにお願いしたいと考えています。安心できる提案力と柔軟でスピーディな対応をしてくださるbee-plusさんは、当社にとって信頼できる心強いパートナーです。