1. VBAとは？
VBA（Visual Basic for Applications）は、Microsoft ExcelやWordなどのOfficeアプリケーションに組み込まれたプログラミング言語のことを言います。
主にExcelでは、VBAのプログラミングで作成した自動化を「マクロ」と親しんでいます。
このVBAを利用することで、日々のエクセル作業やエクセルに紐づく業務を効率化し、自動化することできます。
特にExcelマクロを使った業務自動化は、実は多くの企業が導入しており、ビジネスシーンで活用されています。
2. VBAの自動化開発がもたらすビジネスへの効果
企業がVBAを使った自動化開発を導入する主な理由は、手作業によるデータ入力や集計作業などを効率化し、生産性を向上させるためです。自動化により得られる具体的な効果としては以下が挙げられます。
- 人的ミスの削減
手作業で行われる業務では、誤入力や計算ミス、操作ミスなどヒューマンエラーが発生するリスクが多くあります。
この作業を自動化することで、ミスを未然に防ぐことができます。 - 時間の節約
煩雑なデータ処理やレポート作成に手入力や数式を駆使して時間がかかっている作業。これを数秒で完了させることが可能です。 - コスト削減
効率的な業務フローにより、無駄なリソースや人件費を大幅に削減し、経費を最適化します。 - 作業標準化
ベテラン従業員や新人従業員の仕事を見ると、作業時間や作業期待値が大きく異なるのはよくあること。
ただし、どの従業員が実施しても同じ成果を出せる自動化システムは、品質自体も標準化することができます。
3. VBAを活用すべき企業の特徴
どのような企業がVBAによる自動化開発を導入すべきなのでしょうか？
以下のような企業がVBAの導入にぜひお勧めしたい特徴です。
- 膨大なデータを管理している企業
大量のデータ処理を手作業で行う企業では、VBAによる自動化が大幅な効率化をすることが可能です。
ここで、基幹システムが管理しているから大丈夫という企業さま、基幹システムから出力したデータを加工しているなどはありませんか？
大きなシステムで出来ない作業もVBAによる自動化なら低価格でフォローすることも可能です。 - 定型業務が多い企業
毎日決まった手順で行う業務が多い場合、VBAを使った業務自動化が最適です。
毎日売上報告を朝一１時間かけてやっている。月１回の業務だからと、２～３日かけてやっているなんてことはありませんか？
本当にその作業、手作業でないと出来ないのかもう一度よく考えてみましょう。 - Excelを頻繁に利用している企業
Excelでの作業が多い企業は、ExcelマクロやVBAのスクリプトで自動化を進めることで大きなメリットがあります。
他の資料もエクセルであり、他の資料との連携やExcelをDB化することで誰でもわかるシステム化の実現も可能です。
4. VBAを活用した自動化の具体例
- 売上データの集計とレポート作成
売上データを自動で集計し、定型のフォーマットでレポートを作成します。日々の分析や、会議ごと、月のルーティンワークに最適です。
これにより、報告書作成にかかる時間が大幅に短縮されます。
また、似たような作業を行っている人が共通して使うことができます。 - 在庫管理の自動化
在庫データをVBAで自動更新し、在庫状況をリアルタイムで把握できるシステムを構築。
VBAと共有サーバーを用いて、複数人で管理することもできます。 - メール配信の自動化
Excelに保存されている顧客リストを基に、個別やグループにメールを自動で送信するスクリプトを作成することもできます。
また、メール送信を全て自動化するのは「不安」というお声も多く、Outlookに下書きを自動作成し、目視で確認した後、送信を行うご提案も可能です。
まとめ
VBAを活用した業務自動化は、企業の生産性向上に大きく貢献します。
実際に導入されている企業も多いので、どのような効率化につながっているか聞いてみるのも良いかも知れません。
反復作業や膨大なデータ処理に悩んでいる企業は、VBAによる自動化を検討することで、業務の効率化とコスト削減を実現できます。
ただし、VBAの自動化開発を依頼する際には、経験豊富なパートナーを必ず見つけることがポイントです。